Tugas Psikologi Manajemen 3

                               Mengendalikan fungsi manajemen

·         Pengertian controlling

Menurut Henry Fayol controlling adalah penemuan dan penerapan cara dan alat untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah di tetapkan.

Menurut Lyndall F. Urwick (1974) controlling adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa pengadaan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud tujuan yang telah digariskan semula.

Menurut George Terry controlling adalah untuk mengawasi apakah gerakan dari organisasi ini  sudah sesuai dengan rencana atau belum.

Dalam melaksanakan kegiatan controlling, atasan mengadakan pemeriksaan, mencocokan, serta mengusahakan agar kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan serta tujuan yang dicapai.

·         Jelaskan langkah-langkah kontroling

Menurut Kadarman langkah-langkah proses pengendalian, yaitu:

1)     Menetapkan Standar

Karena perencanaan merupakan tolak ukur merancang pengawasan, maka secara logis hal ini berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan adalah menyusun rencana. Perencanaan yang dimaksud disini adalah menentukan standar.

2)     Mengukur Kerja

Langkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau mengevaluasi kinerja yang dicapai terhadap standar yang telah ditentukan.

3)     Memperbaiki Penyimpangan

Proses pengawasan tidak langkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

Menurut Maman Ukas menyebut tiga unsur pokok yang selalu ada dalam proses pengendalian, yaitu:

1)     Ukuran-ukuran yang menyajikan bentuk-bentuk yang diminta. Standar ukuran ini bisa nyata, mungkin juga tidak nyata, umum atau khusus, tetapi selama seorang masih menganggap bahwa hasilnya adalah seperti yang diharapkan.

2)     Perbandingan antara hasil yang nyata dengan ukuran tadi. Evaluasi ini harus dilaporkan kepada khalayak ramai yang dapat berbuat sesuatu akan hal ini.

3)     Kegiatan mengadakan koreksi. Pengukuran-pengukuran laporan dalam suatu pengawasan tidak akan berarti tanpa adanya koreksi, jikalau dalam hal ini diketahui bahwa aktifitas umum tidak mengarah ke hasil-hasil yang diinginkan.

·         Jelaskan tipe-tipe kontrol dalam manajemen

a)      Pengendalian diri dalam (internal control)

Pengendalian dari dalam adalah pengendalian yang dibentuk dari dalam organisasi itu sendiri. Aparat atau unit pengendalian ini bertugas mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan oleh pemimpin untuk melihat dan menilai kemajuan atau kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan. Selain itu pemimpin dapat mengambil suatu tindakan korektif terhadap pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya (internal control).

b)      Pengendalian luar organisasi (eksternal control)

Pengendalian luar organisasi (eksternal control) aalah pengendalian yang dilakukan oleh aparat atau unit pengendalian dari luar organisasi terhadap departemen (lembaga pemerintah lainnya) atas nama pemerintah. Selain itu, pengawasan dapat pula dilakukan oleh pihak luar yang ditunjuk oleh suatu organisasi untuk minta bantuan pemeriksaan atau pengendalian terhadap organisasinya.

c)      Pengendalian preventif

Pengendalian preventif adalah pengendalian yang dilakukan sebelum rencana itu dilaksanakan. Maksud pengendalian preventif adalah untuk mencegah terjadinya kekeliruan atau kesalahan.

d)      Pengendalian represif

Pengendalian represif adalah pengendalian yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan. Maksud dilakukankan pengendalian represif adalah untuk menjamin kelangsungan pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya tidak menyimpang dari yang telah di rencakanan (dalam pengendalian anggaran disebut post audit)

·         Membuatu strategi controlling untuk organisasi

Bila fungsi pengawasan dilakukan dengan tepat, organisasi akan memperoleh manfaat berupa:

a)      Dapat mengetahui sejauh mana program telah dilakukan oleh staff, apakah sesuai dengan standar atau rencana kerja, apakah sumber daya telah digunakan sesuai dengan yang telah ditetapkan.

b)      Dapat mengetahui adanya penyimpangan dan pemahaman staff dalam melaksanakan tugas-tugasnya.

c)      Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi kebutuhan dan telah dimanfaatkan secara efisien.

d)      Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan.

e)      Dapat mengetahui staff yang perlu diberikan penghargaan, promosikan atau diberikan pelatihan selanjutnya.

                                                           Kekuasaan dan pengaruh

·         Pengertian kekuasaan

Menurut Miriam Budiarjo (2002) kekuasaan adalah kewenangan yang didapatkan seseorang atau kelompok guna menjalankan kewenangan tersebut sesuai kewenangan yang diberikan, kewenangan tidak boleh dijalankan melebihi kewenangan yang diperoleh atau kemampuan seseorang atau kelompok untuk mempengaruhi tingkah orang atau kelompok lain sesuai dengan keinginan pelaku.

·         Jelaskan sumber-sumber kekuasaan

Ada 5 sumber kekuasaan menurut John Brench dan Bertram Raven:

a)      Kekuasaan menghargai (reward power)

Kekuasaan yaang didasarkan pada kemampuan seseorang pemberi pengaruhi untuk memberi penghargaan pada orang lain yang dipengaruhi untuk melaksanakan perintah (bonus sampai senioritas atau persahabatan)

b)      Kekuasaan memaksa (coercive power)

Kekuasaan berdasarkan pada kemampuan orang untuk menghukum orang yang dipengaruhi kalau tidak memenuhi perintah atau persayaratan (teguran sampai hukuman)

c)      Kekuasaan sah (legitimate power)

Kekuasaan formal yang diperoleh berdasarkan hukum atau aturan yang timbul dari pengakuan seseorang yang dipengaruhi bahwa pemberi pengaruh berhak menggunakan pengaruh sampai batas tertentu.

d)      Kekuasaan keahlian (expert power)

Kekuasaan yang didasarkan pada persepsi atau keyakinan bahwa pemberi pengaruh mempunyai keahlian relavan atau pengetahuan khusus yang tidak dimiliki oleh orang yang dipengaruhi (profesional atau tenaga ahli)

e)      Kekuasaan rujukan (referent power)

Kekuasaan yang dimiliki oleh seseorang atau kelompok yang didasarkan pada identifikasi pemberi pengaruh yang menjadi contoh atau panutan bagi yang dipengaruhi (karisma, keberanian, simpati, dll)

·         Definisi pengaruh

Berikut ini pengertian pengaruh menurut para ahli:

a)      Pengertian pengaruh menurut Norman Barry

Pengaruh adalah suatu tipe kekuasaan yang jika seorang yang dipengaruhi agar bertindak dengan cara tertentu, dapat dikatakan terdorong untuk bertindak demikian, sekalipun ancaman sanksi yang terbuka tidak merupakan motivasi yang mendorongnya.

b)      Pengertian pengaruh menurut Robert Dahl

A mempunyai pengaruh atas b sejauh ia dapat menyebabkan B untuk berbuat sesuatu yang sebenarnya tidak akan B lakukan

c)      Pengertian pengaruh menurut Bertram Johannes Otto Schrieke

Pengaruh merupakan bentuk dari kekuasaan yang tidak dapat di ukur kepastiannya

·         Jelaskan pengaruh taktik dalam organisasi

Dalam kerangka umum yang diciptakan oleh strategi umum dan utama perusahaan, setiap fungsi  bisnis perlu melakukan aktivitas-aktivitas yang membantu mengembangkan keunggulan kompetitif yang dapat dipertahankan. Rencana jangka pendek lingkup terbatas ini dinamakan taktik. Iklan radio, pengurangan persediaan, dan suku bunga pinjaman perkenalan merupakan contoh dari taktik. Manajer disetiap fungsi bisnis mengembangkan taktik yang menggambarkan aktivitas fungsional yang menjadi bagian mereka dari biasanya dimasukkan sebagai bagian inti dari rencana tindakan mereka. Taktik fungsional merupakan pernyataan rinci mengenai “sarana” atau aktivitas yang akan digunakan untuk mencapai tujuan jangka pendek dan menciptakan keunggulan kompetitif

Daftar Pustaka

http://blogku10061987.blogspot.co.id/2014/10/pengertian-dan-fungsi-fungsi-manajemen.html

http://www.slideshare.net/DetiaRosani/peng-manajemen-controlling

http://nandasilfiokafia.blogspot.co.id/2013/11/tulisan-3-mengendalikan-fungsi-manajemen.html

http://rheinduniatulisan.blogspot.co.id/2010/08/fungsi-controlling-pengawasan-dan.html

Budiarjo, M. (2002). Dasar-dasar ilmu politik. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama

https://aditiodoank.wordpress.com/2012/03/24/perbedaan-kekuasaan-dan-wewenang/

http://fatih-io.biz/definisi_dan_pengertian_pengaruh_menurut_para_ahli.html

Pearce,. & Robinson. (2012). Manajemen strategis formulasi, implementasi, dan pengendalian. Jakarta: Salemba Empat

Tugas Psikologi Manajemen 2

A.   Pengertian Struktur Manajemen

1.     Pengertian Struktur Organisasi

Setiap perusahaan pada umumnya mempunyai struktur organisasi. Penyesuaian struktur organisasi merupakan langkah awal dalam memulai pelaksanaan kegiatan perusahaan dengan kata lain penyusunan struktur organisasi adalah langkah terencana dalam suatu perusahaan untuk melaksanakan fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan. Pengertian yang jelas tentang struktur organisasi dikemukakan oleh beberapa ahli sebagai berikut:

a.    Robbins dan Coulter (2007)

Struktur organisasi dapat diartikan sebagai kerangka kerja formal organisasi yang dengan kerangka kerja itu tugas-tugas pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokkan, dan di koordinasikan.

b.    Handoko (2003)

Struktur organisasi didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelolah.

c.    Gibson, dkk (2002)

Struktur organisasi adalah pola formal mengelompokan orang dan pekerjaan.

d.    Hasibuan (2004)

Struktur organisasi yaitu menggambarkan tipe organisasi, departemen organisasi, kedudukan dan  jenis wewenang pejabat, bidang dan hubungan Universitas Sumatera Utara pekerjaan, garis pemerintah dan tanggung jawab rentang kendali dan sistem pimpinan organisasi.

Dari beberapa definisi  tersebut dapat diketahui bahwa struktur organisasi menggambarkan kerangka dan susunan hubungan diantara fungsi, bagian atau posisi, juga menunjukan hierarki organisasi dan struktur sebagai wadah untuk menjalankan wewenang, tanggung jawab dan sistem pelaporan terhadap atasan dan pada akhirnya memberikan stabilitas dan kontinuitas yang memungkinkan organisasi tetap hidup walaupun orang datang dan pergi serta pengkoordinasian hubungan dengan lingkungan. Sturktur organisasi dapat menghindari atau mengurangi kesimpangsiuran dalam pelaksanaan tugas.

2.    Pengorganisasian sebagai fungsi dari manajemen

Pengorganisasian sebagai fungsi manajemen, meliputi:

a.    Organisasi Formal

Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengakibatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional.

Contoh: Perseroan Terbatas (PT), Sekolah, Negara, dsb.

b.    Organisasi Informal

Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang terlibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari.

Contoh: arisan ibu-ibu pkk, belajar bersama anak-anak smp.

3.    Manfaat struktur fungsional dan struktur divisional

a.    Struktur fungsional

Struktur fungsional merupakan yang terdiri dari orang-orang dengan keterampilan yang sama dan melakukan tugas-tugas serupa yang kemudian dikelompokan bersama menjadi beberapa unit kerja.

Manfaat struktur fungsional:

·        Mempergunakan sumber daya khusus secara efisien

·        Supervisi dapat dilakukan lebih mudah

·        Mengembangkan keahlian fungsional

·        Mudah memobilisasi keterampilan khusus

·        Memelihara kendali terpusat atas kepatuhan strategis

·        Berkaitan erat  dengan  strategi melalui kegiatan kunci sebagai unit terpisah

b.    Struktur divisional

Struktur divisional adalah dikelompokkan berdasarkan pada produk yang sama, proses yang sama, kelompok orang yang melayani pelanggan yang sama, dan atau berlokasi di daerah yang sama di suatu wilayah geografis.

Manfaat struktur divisional:

·        Pekerjaan keseluruhan lebih mudah di koordinasikan prestasi kerja tinggi  dapat dipertahankan

·        Keputusan lebih cepat

·        Lebih mudah untuk menilai prestasi kerja

·        Pengembangan dan strategi dekat dengan lingkungan

·        Memberikan landasan pelatihan bagi para manajer

·        Lebih terfokus pada produk, pasar dan tanggapan cepat terhadap perubahan

·        Spesifikasi fungsional terpelihara pada masing-masing divisi

4.    Kerugian dari struktur fungsional dan struktur divisional

Kerugian struktur fungsional:

·        Respon organisasi terhadap perubahan kondisi lingkungan lambat

·        Koordinasi antar bagian atau fungsi tidak terlalu membaik

·        Inovasi terbatas

·        Pandangan terhadap sasaran agak terbatas, anggota organisasi cenderung hanya memperhatikan

·        Sulit untuk menentukan mana yang harus bertanggung jawab

·        Sulit untuk menilai prestasi kerja

·        Mengandung potensi yang kuat untuk terjadinya konflik antar fungsi

Kerugian struktur divisional:

·        Mengakibatkan turunnya komunikasi antara spesifikasi fungsional

·        Sangat potensil untuk menimbulkan persaingan antara divisi

·        Pendelegasian yang besar dapat menimbulkan masalah

5.    Contoh kasus:

Kru British Airways Mogok 3 Hari, 1.100 Penerbangan Akan Dibatalkan

London – Maskapai penerbangan Inggris, British Airways (BA) dilanda aksi mogok kerja para krunya. Ribuan kru kabin BA hari ini memulai aksi mogok yang akan berlangsung tiga hari.

Mogok tersebut dilakukan untuk memprotes rencana pengurangan ongkos operasional BA yang akan berdampak pada gaji pekerja.

Sebelumnya BA berencana menghemat belanja sebanyak 62,5 juta poundsterling untuk mengatasi dampak negatif yang muncul karena menurunnya penumpang, fluktuasi harga bahan bakar dan persaingan dengan maskapai lainnya.

Lebih dari 1.000 penerbangan BA akan mengalami pembatalan selama tiga hari pemogokan tersebut. Mogok kerja ini dilakukan setelah negosiasi antara pimpinan serikat dagang terbesar Inggris, Unite, Tony Woodley dengan kepala eksekutif BA Willie Walsh menemui jalan buntu.

“Dengan kekecewaan besar saya harus katakan bahwa semua negosiasi telah gagal,” kata Woodley kepada wartawan seperti dilansir kantor berita AFP, Sabtu (20/3/2010).

“Perusahaan ini (BA) tidak ingin bernegosiasi, perusahaan ini hanya ingin berperang dengan anggota-anggota saya,” imbuh Woodley.

Total 1.100 penerbangan BA dari sekitar 1.950 penerbangan yang dijadwalkan selama aksi mogok ini akan dibatalkan.

BA bertekad untuk tetap menerbangkan setidaknya 60 persen penumpang dengan mengandalkan para staf yang tidak ikut mogok. BA juga akan menggunakan 22 pesawat dengan pilot dan kru dari delapan maskapai Eropa lainnya.  (sumber: detik.com)

Penjelasan kasus:

Permasalahan atau konflik yang terjadi antara karyawan atau karyawan dengan atasan dalam masalah komunikasi harus di antisipasi dengan baik dan dengan sistem yang terstruktur. Karena jika masalah komunikasi antara atasan dan bawahan terjadi kemungkinan akan terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya mogok kerja, bahkan demo.

Dari kasus tersebut, dapat dilakukan beberapa hal untuk mengurangi masalah komunikasi dalam berbisnis, diantaranya:

Membentuk suatu sistem informasi yang terstruktur agar tidak terjadi kesalahan dalam komunikasi. Misalnya, dengan membuat papan pengumuman atau pengumuman melalui loudspeaker.

Membuat komunikasi dua arah antara atasan dan bawahan menjadi lancar dan harmonis. Misalnya, dengan membuat rapat rutin, karena dengan komunikasi melalui rapat rutin akan mengurangi masalah di lapangan.

Beri pelatihan dalam hal komunikasi kepada atasan dan karyawan, pelatihan akan memberikan pengetahuan dan ilmu baru bagi setiap individu dalam organisasi dan meminimalkan masalah dalam hal komunikasi.

Jika masalah komunikasi dapat di antisipasi dengan cara seperti diatas maka akan berkurangnya kekeliruan dalam berkomunikasi dan dapat menjalankan suatu kegiatan dengan baik.

6.    Sumber refensi:

http://infodanpengertian.blogspot.co.id/2015/04/pengertian-struktur-organisasi-menurut.html

https://lailaallatief.wordpress.com/2014/10/26/manfaat-struktur-fungsional-dan-struktur-divisional-kerugiannya/

B.    Actuating dalam Manajemen.

1.     Pengertian actuating dalam manajemen

Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi.

Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.

Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.

2.    Pentingnya actuating dalam manajemen

Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi.Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan non-manusia pada pelaksanaan tugas.Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi.Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi, peran, keahlian, dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

3.    Prinsip actuating dalam manajamen

Manusia dengan berbagai tingkah lakunya yang berbeda-beda. Ada beberapa prinsip yang dilakukan oleh pimpinan perusahan dalam melakukan actuating, yaitu :

a.       Prinsip mengarah pada tujuan àTujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan.artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

b.      Prinsip keharmonisan dengan tujuan à Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang  baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar.

c.       Prinsip kesatuan komando à Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya.

4.    Sumber refensi:

http://alinelizabeth2.blogspot.co.id/2014/11/actuating-dalam-manajemen.html